Naar inhoudNieuwsbrief november 2008
Omdat de Nederlandse overheid wil dat alle formulieren (zowel papieren als digitale) begrijpelijk worden voor burgers, wordt op de website www.formulierenwaaier.nl een 10 stappen plan geboden om formulieren begrijpelijker te maken. Deze formulieren waaier is bruikbaar voor alle soorten formulieren (korte, uitgebreide, nieuwe, bestaande, papieren en digitale) en voor alle doelgroepen (burgers, ondernemers of andere doelgroepen).
Er komt van alles kijken bij het maken van een begrijpelijk formulier. Hoewel een kant en klaar recept voor het maken van een formulier niet bestaat, is het wel van belang dat de aandacht gaat naar volgende stappen:
Een goede voorbereiding is het halve werk. Wanneer er een team samengesteld moet worden, bijvoorbeeld voor een complex formulier, verdient deze stap veel aandacht.
Omdat er vaak meerdere belangen in het geding zijn, is het belangrijk om vooraf een gemeenschappelijk doel vast te stellen.
Door middel van een formulier komt u in contact met uw doelgroep. Een begrijpelijk formulier kan alleen tot stand komen, wanneer u vanaf het begin al een duidelijk beeld heeft van de doelgroep.
Analyseer het formuleer en maak een actielijst. Noteer de zwakke punten en verbeter deze. Loop indien nodig de eerste drie stappen nog eens door.
U wilt door middel van het formulier informatie verkrijgen die u nog niet heeft. Niet meer en niet minder. Weeg daarom alle mogelijkheden die u heeft om aan de benodigde informatie te komen, zorgvuldig af.
Het formulier krijgt een heldere structuur, heldere taal en een goede vormgeving wanneer duidelijk is geworden welke gegevens het formulier moet opleveren.
Onderzoek of het formulier begrijpelijk is. Zowel tijdens als na het ontwerpen kunnen door snelle testjes eventuele knelpunten worden opgespoord.
Voordat het formulier daadwerkelijk gebruikt gaat worden, is al besloten hoe deze geproduceerd en verspreid gaat worden. Het formulier moet op deze productietechniek afgestemd worden. Bereid de productie zorgvuldig voor.
Evalueer het formulier wanneer het een tijdje in gebruik is. Breng de sterke en zwakke punten in kaart en verbeter het formulier waar nodig.
Goed beheer en onderhoud zijn belangrijk. Zo kan het formulier, indien nodig, aangepast worden aan veranderende omstandigheden.
Inhoud:
