Naar inhoudNieuwsbrief april 2008
Volgens de overheid zijn burgers vanaf volgend jaar veel minder tijd kwijt met het invullen van overheidsformulieren. Het kabinet vereenvoudigt namelijk de 50 meest gebruikte formulieren, met als doel dat het invullen straks 30% minder tijd kost.
Dat zegt althans staatssecretaris Ank Bijleveld (Binnenlandse Zaken). Zij wil een einde maken aan de stroom onbegrijpelijke formulieren waarmee burgers en bedrijven dagelijks worden geconfronteerd. Alle ministeries, provincies en gemeenten krijgen daarom volgende maand een handleiding voor het verbeteren van formulieren.
Voor burgers is het erg vervelend als zij een formulier niet zelf kunnen invullen, vaak kunnen ze er geen touw aan vastknopen. Veel overheidsformulieren staan boordevol ouderwetse zinnen, juridische formuleringen en onleesbare staatjes vol cijfertjes. Door het gebruik van onbegrijpelijke taal maken mensen ook eerder fouten bij het invullen. Gebleken is dat mensen bij het invullen van een formulier de helft minder fouten maken als dit in begrijpelijke taal is opgesteld. Dit is zowel voor de burger (het scheelt tijd en frustratie) als de overheid (het scheelt correspondentie en geld) erg nuttig.
Om het burgers makkelijker te maken moeten overheidsformulieren begrijpelijker worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanvraagformulieren voor zorgtoeslag, studiefinanciering en kinderopvangtoeslag. Ook de formulieren voor de aangifte van een strafbaar feit, de adreswijzigingen bij de gemeente en de papieren die nodig zijn om te trouwen worden tegen het licht gehouden.
Deze aanvragen kunnen tegenwoordig vaak ook via een digitaal formulier op de website van een gemeente verstuurd worden. Goede gebruiksvriendelijke digitale overheidsformulieren dienen aan andere regels te voldoen dan papieren formulieren. Zowel voor de papieren als digitale formulieren geldt dat er zo min mogelijk ambtelijk taalgebruik in voor moet komen.
De invulvelden zijn het belangrijkst bij een digitaal formulier, het is dus belangrijk om hier veel aandacht aan te besteden. Gebruikers lezen weinig tekst, dus een lange inleiding of tekstuele bijsluiter worden vaak overgeslagen. Voor digitale formulieren is het belangrijk dat de toelichting bij invulvelden overzichtelijk wordt weergegeven en direct bij het betreffende veld is geplaatst. Tevens is het belangrijk dat goed wordt aangegeven welke velden verplicht zijn en moet er controle op de ingevulde gegevens worden uitgevoerd zodat een formulier niet onvolledig kan worden verzonden.
Op een website moet duidelijk worden gemaakt welke formulieren voor welke aanvraag moeten worden ingevuld en opgestuurd. Als een gebruiker voor één aanvraag twee verschillende formulieren moet invullen, moet dit bij beide formulieren worden vermeld en het liefst moet kunnen worden doorgeklikt naar het andere formulier zodra er één is ingevuld en verzonden.
Toch zal het invullen van formulieren nooit een feestje worden, zegt Bijleveld. „Het is net als bij de Belastingdienst: niet leuker, wel makkelijker. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat mensen ongeveer 30 procent minder tijd kwijt zijn met invullen als ze het formulier beter begrijpen.” Hetzelfde onderzoek laat zien dat burgers ook positiever gaan denken over de overheid als formulieren begrijpelijker zijn. „Dat is niet waarom we dit doen. Maar het is wel mooi meegenomen.”
Wij nodigen Ank Bijleveld en haar collega’s van harte uit contact op te nemen, zodat wij onze kennis van gebruiksvriendelijke formulieren met ze kunnen delen.
Bron
Inhoud:
