Naar inhoudNieuwsbrief juni 2007
Content management systemen (CMS) worden door veel organisaties gebruikt en zijn in de loop der tijd steeds krachtiger en complexer geworden. Bij het kiezen van een CMS zijn de mogelijkheden natuurlijk een van de doorslaggevende factoren. De usability van het systeem is even belangrijk.
Als de werknemers, vooral de auteurs, niet eenvoudig kunnen werken met het CMS zal het nooit een succes worden in de organisatie. De usability van CMS producten wordt steeds nauwkeuriger bekeken bij het selecteren van een nieuw pakket.
Wat zijn nu de factoren die de usability van een CMS systeem bepalen? Op welke manier moet een organisatie een CMS pakket evalueren?
Auteurs kunnen gemakkelijk worden overdonderd door het aantal knoppen, menu-items en links. Als opties zijn afgestemd op de rol en de rechten van een specifieke gebruiker kan het aantal flink worden beperkt.
Het is vanzelfsprekend dat auteurs hun werk niet kwijt mogen raken door problemen van het systeem. Het komt bijvoorbeeld vaak voor dat een gebruiker ‘wegklikt’ zonder de tekst te bewaren waardoor het werk verloren gaat. Een CMS dient daarom in ieder geval werk automatisch op te slaan en duidelijke en voor gewone mensen leesbare foutmeldingen te tonen.
De mogelijkheden van het CMS dienen verdeeld te worden over categorieën die zijn afgestemd op het gebruik. Administratieve taken zoals veiligheid en gebruikersinstellingen moeten kunnen worden gescheiden van functies voor auteurs. Wizards kunnen goed helpen om de interactie met het CMS te vereenvoudigen en het aantal opties per scherm te verminderen.
Het CMS dient zoveel mogelijk details van de implementatie te verbergen, zoals de onderliggende HTML en JPEG bestanden en configuratie instellingen. Het publiceren van bestanden zou automatisch moeten gaan zonder te hoeven nagaan welke onderliggende bestanden benodigd zijn. Auteurs dienen zo weinig mogelijk van doen te hebben met de technische details.
In het algemeen dienen de CMS schermen ‘schoon’ te zijn opgezet waarbij opties duidelijk zijn aangeduid en gegroepeerd en informatie op een duidelijke manier wordt gepresenteerd. De locatie van een gebruiker in de interface en de voortgang in processen dient duidelijk te zijn aangegeven.
Auteurs denken in termen van pagina’s en websites. Een CMS dient dit model zoveel mogelijk aan te houden en tijdens het invoeren van teksten zo veel mogelijk het uiteindelijke gepubliceerde resultaat te tonen. Voor gebruikers zijn content management systemen die op pagina-elementen gericht zijn in plaats van op hele pagina’s veel moeilijker te gebruiken.
Er zijn twee duidelijke soorten auteurs van een CMS te onderscheiden: een groep auteurs die regelmatig grote aantallen pagina’s toevoegt of onderhoudt en een groep die slechts een aantal pagina’s beheert. De behoeften van deze groepen zijn behoorlijk verschillend. Frequente gebruikers kunnen bijvoorbeeld toegang krijgen tot administratieve interfaces terwijl de niet frequente gebruikers meer baat hebben bij het selecteren van pagina’s door er naartoe te surfen en teksten direct in de pagina te kunnen bewerken. Het CMS dient tenminste deze twee groepen te ondersteunen.
Het systeem dient het aantal kliks om een taak uit te voeren zoveel mogelijk te reduceren. Tevens dient het efficiënt gebruik te maken van beschikbare schermruimte en het aantal benodigde paginaverversingen te minimaliseren. Daarnaast moet het CMS ook snel zijn en de belangrijkste taken eenvoudig uitvoerbaar maken.
Content management systemen kunnen overdonderend zijn voor beginnende gebruikers. Met instructies en context-afhankelijke hulpinformatie worden gebruikers geleid naar de volgende stap van het proces en kunnen zij algemene taken voltooien. Leveranciers dienen uiteraard uitgebreid trainingsmateriaal en documentatie te leveren.
Het CMS dient op zo’n manier te zijn opgezet dat de hoeveelheid benodigde training minimaal is voor zowel auteurs als de beheerders van het CMS. Het minimaliseren van het aantal opties, voldoen aan usability standaarden en helpinformatie bieden, zorgen automatisch voor een kortere leercurve.
De meeste standaard taken dienen eenvoudig te kunnen worden uitgevoerd zonder technische kennis of hulp van anderen:
Bron:
Inhoud:
